CRM зосереджена на клієнтах (продажі, маркетинг, сервіс), тоді як ERP інтегрує внутрішні процеси підприємства (фінанси, склад, виробництво, логістика, HR). Пошук гідної заміни 1С починається з аналізу критичних функцій (наприклад, фінанси чи логістика), далі розглядають рішення (українські: M.E.Doc, УСО, IT-Enterprise; міжнародні: Odoo, ERPNext, SAP Business One, Microsoft Dynamics), обираючи на основі ключових критеріїв: обов’язкова підтримка актуального українського законодавства, вартість, масштабованість та тип розгортання (хмарне чи локальне), оскільки успішний перехід вимагає чіткого визначення потреб та пріоритету сумісності з вимогами UA.
Бізнес у 2025 – це справжні перегони на витривалість, де перемагає той, хто не просто швидко біжить, а вміє миттєво реагувати на зміни ринку, працює з хисткістю годинникаря та безперервно адаптується до нових викликів. Клієнти сьогодні вимагають не просто якості, а миттєвості реакції та абсолютної бездоганності на кожному етапі взаємодії. У таких умовах автоматизація бізнес-процесів перестала бути лише конкурентною перевагою – це обов’язкова умова для виживання та стабільного зростання будь-якої компанії. І коли постає стратегічне питання про вибір ключових інструментів для цієї автоматизації, погляди неминуче звертаються до двох “китів”: CRM та ERP систем. Та ось у чому головні питання: яку ж саме систему вибрати для свого бізнесу? Чи варто обирати лише одну, ігноруючи потенціал іншої? Можливо, справжній ключ до успіху та ефективності криється саме в їх гармонійному поєднанні? Ми – компанія СЕЛЕКТОР.СПЕЙС, розіб’ємо ці питання на частини та проведемо аналіз сайтів.
CRM: рухома сила ваших продажів та побудови стосунків
CRM (Customer Relationship Management – управління відносинами з клієнтами) – це поняття, яке іноді сприймається досить розмито через різноманіття функцій у різних системах. Насправді ж, його суть дуже конкретна і спрямована на одну головну мету. CRM-системи – це ваш центральний, ключовий інструмент для автоматизації та оптимізації всієї взаємодії з клієнтською базою, особливо у сфері продажів. Їх впроваджують на будь-який корпоративний сайт (корпоративний сайт це онлайн-ресурс для залучення потенційних клієнтів, їх інформування та підтримки партнерів). Вони, звичайно, можуть включати декілька суміжних процесів, таких як клієнтський сервіс (обробка звернень, запитів) чи навіть маркетингу (наприклад, сегментація аудиторії для розсилок, відстеження ефективності кампаній), але їхній фундамент, їхній центр ваги – це саме продажі, процес залучення та утримання клієнтів для максимізації їхньої цінності.
Уявіть собі реальну ситуацію: клієнт проявляє інтерес – чи то заходить у фізичні двері вашого офісу, чи то віртуальні – через форму на сайті, телефонний дзвінок, повідомлення в Telegram чи іншому месенджері. CRM-система миттєво фіксує цей первинний контакт, створюючи картку клієнта або потенційного ліда (lead). Тепер ви отримуєте потужний інструмент для ефективної комунікації на всіх наступних етапах. Система допомагає вести клієнта по всьому його шляху (customer journey): від першого “Привіт!” потенційного клієнта через стадії визначення потреб, формування пропозиції, обговорення умов, до успішного закриття першої угоди. А потім – до наступних продажів (крос-сел, апсел), побудови лояльності, отримання зворотного зв’язку та поступового зростання його LTV (Lifetime Value – життєва цінність клієнта), що є ключовим показником успішності маркетингу та продажів. Клієнт почав рухатись по вашій воронці продажів, а це цілісний, керований процес побудови довгострокових, взаємовигідних стосунків, а не просто реєстрація контактів.
Чому CRM часто називають саме процесною системою?
Сила CRM – в організації та автоматизації саме бізнес-процесів, таких як ланцюжок продажу (sales pipeline), процес обробки заявки в сервісі чи навіть маркетингові кампанії. Вона не “рахує” у бухгалтерському чи складському сенсі (скільки грошей на рахунку, скільки одиниць товару залишилось), вона “веде” клієнта та угоду через визначені стадії, контролюючи виконання задач, нагадування та збір важливої інформації для аналітики ефективності.
Звичайно, коли врешті-решт відбувається успішний продаж, CRM фіксує факт оплати – адже це логічна фінальна точка угоди. Проте! Не варто сподіватися, що CRM зможе повноцінно замінити вашу бухгалтерію чи систему обліку ресурсів. Вона не веде балансів підприємства, не враховує витрати на виробництво, не розраховує складні нарахування зарплати чи амортизацію обладнання. Фінансові операції тут – це скоріше інформаційні мітки, статуси: “рахунок виставлено”, “оплата отримана”, “сума контракту Х”. Глибокий фінансовий чи майновий облік – це не її стихія. Так само CRM не призначена для оперативного контролю товарних залишків на складі в режимі реального часу чи детального управління штатним розкладом і навантаженням співробітників виробничих підрозділів. Хоча вона може бачити деякі з цих даних через інтеграції з іншими системами (наприклад, залишок товару для формування пропозиції), її головна місія – клієнти та процеси, безпосередньо пов’язані з продажами та сервісом. Управління фінансовими, матеріальними та людськими ресурсами – це вже справа інших, спеціалізованих систем, а саме ERP.
ERP: нервова система вашого бізнесу та обліку кожного ресурсу
ERP (Enterprise Resource Planning – планування ресурсів підприємства). Цікаво, що в самій назві відсутнє слово “облік”, але історично саме ERP-системи стали його потужними, всеосяжними стовпами в бізнесі. Вони – це справжній фундамент, “хребет” для централізованого управління всіма ключовими ресурсами компанії. Грошовими коштами (на рахунках, в касі), сировиною та матеріалами, готовою продукцією (особливо критично важливо для виробництва чи гуртово-роздрібної торгівлі), людськими ресурсами (штат, навантаження, витрати на ФОП), технікою, обладнанням – усім, що має цінність, вимагає контролю та безпосередньо впливає на фінансову стабільність та ефективність операційної діяльності.
Як же це працює на практиці?
ERP – це справжня облікова система у широкому сенсі, яка може бути інтегрована на будь-які типи сайтів. Кожен ресурс тут має свою конкретну кількість, вартість, характеристики та місцеперебування. Закупили партію сировини у постачальника? Відповідна кількість та вартість автоматично збільшились на складі в системі, а фінанси відобразили витрату коштів. Відвантажили товар клієнту на підставі накладної? Кількість цього товару на складі миттєво зменшилась, а в обліку виторгу з’явився дохід. Закрили табель за місяць? Зафіксували витрати часу кожного працівника та автоматично розрахували зарплату та пов’язані податки. Кожна така господарська операція обов’язково оформляється відповідним електронним документом у системі, який є юридичним підтвердженням та змінює цифри обліку. А потім ці детальні, точні дані лягають в основу всіх звітів – фінансових, складських, управлінських. Ось це – принципова, фундаментальна відмінність від CRM. ERP керує фізичним та фінансовим рухом ресурсів та веде їх глибокий, деталізований облік, формуючи повну, перевірену картину поточного стану та результатів роботи всього бізнесу.
Бізнес-процеси в ERP, звичайно, теж є (наприклад, чіткий процес закупівлі від заявки до оплати, або процес відвантаження від замовлення до надсилання), але вони організовані навколо руху та точного обліку цих самих ресурсів і фінансів, забезпечуючи контроль на кожному кроці.
CRM чи ERP: вигадана дилема реального бізнесу
“Без продажів немає бізнесу!” – скажуть багато хто, особливо менеджери з продажу та маркетологи. І це абсолютна правда. CRM, яка ефективно керує клієнтськими стосунками, воронкою продажів та закриттям угод, виглядає ключовою, “дохідною” частиною бізнесу. Вона безпосередньо забезпечує приплив коштів, зростання клієнтської бази та ринкову присутність.
Але чи може бізнес існувати довго та успішно без абсолютно чіткого, прозорого обліку всіх своїх активів і пасивів? Без постійного контролю за тим, скільки реально грошей знаходиться на розрахункових рахунках і в касі, які товари й в якій кількості є на складі чи у виробництві, скільки витрачено на сировину, енергію, логістику чи зарплату? Облік (той самий, що веде ERP) – це не просто бюрократія, це фундамент фінансової стійкості та стратегічного управління. Він забезпечує необхідну прозорість для власників та інвесторів, дозволяє контролювати ризики (наприклад, касові розриви, крадіжки, неефективні витрати). А також приймати обґрунтовані, даними підкріплені рішення щодо ціноутворення, інвестицій, розвитку. Без нього навіть високі продажі можуть виявитися “пірамідою”, збудованою на піску – коли виторг є, а реального прибутку немає через неконтрольовані витрати чи хаос в обліку активів.
Що важливіше CRM чи ERP?
Справжнє, прагматичне питання стоїть не в тому, що важливіше (продажі чи облік), бо важливі обидва аспекти, а в тому, як змусити ці дві критично важливі системи працювати разом синхронно та на максимум своїх можливостей. Вони не окремі, ізольовані “острови” автоматизації, а дві тісно пов’язані частини одного здорового бізнес-організму. Вони мають бути ідеально синхронізовані через обмін даними на будь-яких веб сторінках:
- CRM – це ваше “зовнішнє обличчя” та “голос”, орієнтоване на клієнта: залучення лідів, управління продажами, маркетингові комунікації, надання сервісу, побудова лояльності.
- ERP – це ваша “внутрішня кухня”, “серце” та “мозок” операцій, яка керує ресурсами: точний облік фінансів (дебіторка, кредиторка, бюджети), управління запасами (сировина, готова продукція), контроль виробництва, логістика, управління персоналом та ФОП, калькуляція собівартості.
ERP виконує роль надійного, потужного back office для вашої CRM. Коли в CRM менеджер успішно закриває угоду та фіксує оплату, ERP автоматично бере на себе всю подальшу “бухгалтерію”: відображає надходження коштів, списує продані товари зі складу (резервування, фактичне відвантаження), формує всі необхідні фінансові та первинні документи (видаткові накладні, акти виконаних робіт/наданих послуг, податкові накладні, бухгалтерські проводки). Разом вони створюють потужну синергію, перетворюючи бізнес з набору розрізнених процесів на чітко відламаний, ефективний механізм з єдиним джерелом правдивої інформації.
Шукаєте гідну заміну 1С?
Чимало українських компаній (і не лише) сьогодні свідомо та активно шукають альтернативи та йдуть від платформи 1С. Чому ж так відбувається? Причин декілька, і вони цілком об’єктивні: багато хто шукає сучасніші за архітектурою та інтерфейсом рішення, гнучкіші у налаштуванні під індивідуальні, часто швидко змінювані бізнес-процеси, більш зручні для користувачів з різним рівнем підготовки. Крім того, важливим фактором є пошук рішень, які краще відповідають специфічним викликам сучасного українського ринку та законодавства, мають якісну локалізовану підтримку та розвиваються відповідно до потреб місцевих підприємств. І на щастя, такі гідні, перевірені рішення в Україні вже не просто існують, а активно розвиваються та впроваджуються!
ERP-система “Вправно” – це яскравий приклад саме української розробки, яка не просто механічно закриває базові потреби в бухгалтерському чи операційному обліку, а відкриває перед бізнесом нові можливості для росту та оптимізації. Це комплексна, інтегрована платформа для повноцінної автоматизації бухгалтерського, податкового та, що дуже важливо, управлінського обліку компаній практично будь-якого масштабу та галузі – від невеликого ФОПа або ТОВ до великих холдингів з розгалуженою структурою. Гнучкість налаштувань, чітка підтримка складних бізнес-процесів та зручна, надійна інтеграція – її виразні сильні сторони, що вигідно відрізняють її на ринку.
Як використовувати “Вправно”?
Вибирайте найзручніший для вас формат роботи:
- Інтернет портал (SaaS): ідеальний вибір, якщо потрібно запуститися дуже швидко, без зайвих клопотів з придбанням та підтримкою власних серверів, складних інсталяцій та оновлень. Все це бере на себе провайдер послуги. Головна перевага – доступ до ваших даних та роботи з будь-якого місця, де є інтернет, з будь-якого пристрою (ПК, ноутбук, планшет). Плата зазвичай є передплатою (щомісячна/щорічна), що часто вигідніше для малого та середнього бізнесу, ніж великі капітальні витрати.
- Локальна версія (“коробка”): звичний та зрозумілий варіант для тих, хто довгий час працював з 1С. Хто хоче зберігати повний контроль над усіма даними та програмним забезпеченням на власному обладнанні. Ви купуєте ліцензію на програмний продукт і встановлюєте його на свої сервери або потужні робочі станції. Це дає максимальну незалежність, але вимагає власних IT-ресурсів для підтримки, резервного копіювання та оновлення системи.
Можливості “Вправно”: ваш бізнес – ваше правило
Система “Вправно” з самого початку створювалась з розрахунком на адаптацію до змін. Потрібна спеціальна логіка обчислень для унікального показника чи складний звіт, якого немає у стандартному наборі? Використовуйте вбудований low-code підхід на Java. Це дозволяє створювати власні алгоритми, звіти чи навіть невеликі модулі без необхідності писати код “з нуля”, значно прискорюючи процес адаптації. Навіть користувачі без глибоких знань програмування можуть освоїти базові доопрацювання за допомогою візуальних інструментів. А якщо у вас є власний веб розробник, він легко зможе розширити функціонал системи під ваші найунікальніші бізнес-задачі, інтегруючи специфічні розрахунки чи зв’язки з нетиповими обладнаннями/сервісами через відкритий API.
Бухгалтерія на повному автоматі: впевненість та дотримання закону
- План рахунків: повністю відповідає чинному законодавству України та НП(С)БО, автоматично оновлюється при змінах. Нема потреби “винаходити велосипед” чи ризикувати помилками.
- Автоматичне формування документів: система генерує всі ключові первинні документи та бухгалтерські реєстри: накладні (ТОРГ-12, власна форма), акти виконаних робіт/наданих послуг, податкові накладні (ПН), рахунки-фактури, касові ордери, банківські виписки (через інтеграцію з клієнт-банками), а також автоматичні бухгалтерські проводки на їх основі. Це економить колосальний час бухгалтера та мінімізує “людський фактор”.
- Повноцінний облік для всіх: система ефективно працює з будь-якою формою власності та оподаткування: ФОП (єдиний податок, єдиний податок з ПДВ), ТОВ (загальна система, спрощена), а також з холдинговими структурами з багатьма юридичними особами.
Звичний інтерфейс – нова потужність: швидке опанування
Один зі страхів при переході на нову систему – довге та болісне навчання персоналу. “Вправно” розв’язує цю проблему. Її інтерфейс розроблений бути інтуїтивним та логічним. До того, він структурно подібний до інтерфейсів звичних 1С-рішень (особливо в бухгалтерських модулях), але виконаний у сучасному, більш зручному дизайні. Функції чітко згруповані за модулями (фінанси, склад, персонал, закупівлі, продажі) та ролями користувачів, що значно полегшує пошук необхідних інструментів та освоєння системи користувачами з різним досвідом роботи з автоматизованими системами обліку.
“Вправно” не існує на острові: потужні інтеграції – ключ до повноцінного контуру
Система спроєктована як відкрита платформа для легкого обміну даними з іншими критично важливими для бізнесу сервісами:
- Клієнт-банк: підтримка інтеграції з понад 12 українськими банками (ПриватБанк, Ощадбанк, Райффайзен, Укрексімбанк та ін.). Виставлені в “Вправно” рахунки автоматично відправляються клієнту, а отримані платежі імпортуються в систему, автоматично закриваючи дебіторську заборгованість. Операції з рахунками (перегляд залишків, виписки) – доступні прямо в інтерфейсі ERP.
- Електронна звітність (ЕЗ): автоматичне створення та безпечне відправляння всіх обов’язкових звітів до ДПС (податкові декларації, реєстри ПН), Пенсійного фонду, фондів соціального страхування та інших органів. Значно менше паперу, ручної роботи та ризику технічних помилок при заповненні.
- Сторонні системи: легка інтеграція за допомогою стандартних механізмів (наприклад, використання API) з іншими платформами, які використовує бізнес. Вашою CRM-системою, MES (системи управління виробництвом), WMS (системи управління складами), маркетплейсами (Prom.ua, Rozetka), сервісами електронного документообігу (ЕДО) тощо. Дані синхронізуються автоматично.
- Відкритий API: наявність технічно документованого програмного інтерфейсу (API) дає технічній команді вашої компанії або партнерам можливість налаштувати будь-який потрібний вам специфічний обмін даними з іншими внутрішніми чи зовнішніми сервісами, розширюючи функціонал “Вправно” до нескінченності.
CRM + ERP “Вправно”: справжня сила синергії на ділі
Саме глибока, технічно реалізована інтеграція вашої CRM з ERP “Вправно” дає той справжній, відчутний ефект, який перетворює дві окремі системи на єдиний цифровий простір для всього вашого бізнесу. Ось як це працює на ключових процесах:
- Обмін довідниками (синхронізація номенклатур): контрагенти (клієнти, постачальники), товари/послуги (номенклатура), ціни, склади – ці критично важливі довідники автоматично синхронізуються між CRM та ERP. Це гарантує, що дані завжди актуальні в обох системах. Менеджер з продажів у CRM бачить реальний залишок товару на складі (дані з ERP) і правильні ціни. Бухгалтер у “Вправно” бачить повну інформацію про нового клієнта, доданого менеджером у CRM.
- Автоматизація документообігу (від угоди до накладної): замовлення клієнта, сформоване та підтверджене в CRM (наприклад, після успішних переговорів), миттєво потрапляє в ERP “Вправно”. Там на його основі автоматично генеруються всі необхідні документи для виконання замовлення: видаткова накладна (для відпуску товару зі складу), акт виконаних робіт/наданих послуг, податкова накладна (якщо потрібно), бухгалтерські проводки. Весь циклічно-документальний потік відбувається без участі людини у введенні даних з CRM в ERP.
- Фіксація оплат (закриття дебіторки): статус оплати за угоду (часткова, повна, прострочена), зафіксований у CRM (наприклад, після імпорту виписки з банку або введення касиром), коректно та своєчасно відображається в модулі фінансів ERP “Вправно”, автоматично оновлюючи стан дебіторської заборгованості клієнта.
Результат такої інтеграції? Ніякого подвійного введення даних!
Відділи продажів, фінансів, складу, логістики та виробництва отримують доступ до єдиної актуальної інформації. Коли всі працюють з однаковими даними, результат помітний одразу.
Автоматизація звільняє співробітників від рутинних завдань, дозволяючи зосередитись на важливіших справах. Помилки від ручного введення даних практично зникають. Угоди проходять швидше, оскільки інформація миттєво передається між відділами. Керівництво отримує точні звіти та може аналізувати продажі, рентабельність і рух запасів у режимі реального часу. Замість розв’язання проблем через неузгоджені дані, керівники можуть зосередитись на стратегічному плануванні.
Повноцінна автоматизація
ERP-система “Вправно” виходить за рамки простої заміни 1С. Це сучасний інструмент, створений для українських підприємств, які хочуть підняти свій фінансовий і операційний облік на новий рівень. Найбільшу ефективність система показує у поєднанні з якісною CRM-системою.
Таке поєднання створює замкнену автоматизовану екосистему для всіх критичних процесів компанії.
CRM опікується зовнішніми процесами: залученням клієнтів через маркетинг, управлінням продажами та угодами, сервісним обслуговуванням і програмами лояльності. Все, що стосується взаємодії з клієнтами та генерації доходу.
ERP “Вправно” забезпечує безперебійну роботу внутрішніх процесів: точний облік ресурсів, контроль витрат і доходів, калькуляцію собівартості, автоматичне формування документів, управління виробництвом і логістикою, розрахунок заробітної плати. Все, що потрібно для операційної ефективності та фінансової стабільності.
Така інтеграція дає бізнесу не лише миттєвий результат у вигляді підвищеної ефективності та зниження витрат, а й створює надійну основу для майбутнього зростання. Компанії, які обирають інтегровані рішення на кшталт “Вправно” з CRM, інвестують у свою конкурентоспроможність і готуються до викликів динамічного ринку.
Бажаєте замовити сайт, налаштування CRM або ERP систем, або вас цікавить SEO оптимізація? Наші фахівці мають великий досвід роботи й розуміння всіх важливих факторів. Звертайтеся до нас. Ми — команда СЕЛЕКТОР.СПЕЙС, радо Вам допоможемо і надамо консультацію. Більше цікавих публікацій в нашому блозі. Зв’язатись з нашою digital agency можна за номерами 066 389 02 24, 096 81 00 132 або поштою office@selector.space.
Також слідкуйте за нами в Instagram, Facebook, TikTok, YouTube та Pinterest.